Was Sie bei der Organisation Ihrer mehrsprachigen Veranstaltung mit Dolmetschern beachten sollten.
16.05.2023
Ist es möglich, eine mehrsprachige Webkonferenz mit Simultandolmetschern erfolgreich durchzuführen? Diese Frage stellen sich Unternehmen, Verbände und Institutionen, für die Online-Meetings zum Alltag gehören, seit Beginn der Corona-Virus-Pandemie. Mittlerweile finden viele Treffen mit ausländischen Geschäfts- oder Projektpartnern nicht mehr vor Ort statt. Dies kann eine Herausforderung sein, vor allem bezüglich der internationalen mehrsprachigen Kommunikation in Politik und Wirtschaft. Doch ist die mehrsprachige Zusammenarbeit durchaus auch online möglich, mit Hilfe von entsprechend qualifizierten und technisch ausgestatteten Simultandolmetschern. Bei der Planung einer Webkonferenz mit Simultandolmetschern gibt ist es dennoch einige wichtige Punkte zu beachten, damit die Veranstaltung zur Zufriedenheit aller Teilnehmenden ablaufen kann.
Besonderes wichtig – die Qualität von Ton und Video
Bei Webkonferenzen mit Simultanübersetzung ist die Tonqualität von entscheidender Bedeutung. Für Dolmetschanlagen in konventionellen Konferenzräumen schreiben die geltenden ISO-Normen unter anderem einen Frequenzbereich von 125 bis 15.000 Hz vor, damit die Dolmetscher den Originalton möglichst klar hören und verstehen können. Wenn kein direkter Blickkontakt zu den Rednern besteht und in den Dolmetscherkabinen Bildschirme verwendet werden, gelten auch für die Bildübertragung besondere Vorschriften (1). Die Anforderungen an die Audio- und Videoqualität der Dolmetschanlagen sind sehr hoch, da das Simultandolmetschen ein extrem hohes Mass an Konzentration erfordert und grossen Stress verursacht (2).
Bei Webkonferenzen werden Ton und Bild über das Internet übertragen. Selbst unter optimalen technischen Voraussetzungen können Dolmetscher die Gesprächsinhalte jedoch nicht so gut empfangen, wie es bei der Verwendung von Standard-Dolmetschanlagen der Fall wäre. Eine Übertragungsverzögerung (Latenzzeit) erhöht die kognitive Belastung der Dolmetscher zusätzlich.
Um trotzdem eine effiziente Kommunikation während der Veranstaltung zu ermöglichen, sollten allen Teilnehmenden die Risikofaktoren bewusst gemacht werden, sodass sie im Vorfeld für eine angemessene Ausstattung ihres Arbeitsplatzes sorgen können.
5 Grundregeln für eine erfolgreiche mehrsprachige Online-Konferenz mit Simultandolmetschern
- Verwenden Sie ein Ethernet-Kabel anstelle von W-LAN.
- Verwenden Sie einen leistungsstarken PC oder Laptop in einer möglichst schalldichten Umgebung.
- Verwenden Sie ein hochwertiges USB-Headset oder USB-Mikrofon sowie eine Webcam.
- Stimmen Sie die Wahl der Plattform mit dem Dolmetscher ab und machen Sie einen Probelauf.
- Engagieren Sie einen kompetenten Moderator, der die Veranstaltung leitet.
Störfaktoren, die Sie vermeiden sollten
Zu den häufigsten technischen Störfaktoren, die bei der Planung unbedingt vermieden werden müssen, gehören:
- Eine zu langsame oder instabile Internetverbindung,
- Die Nutzung von W-LAN,
- Die Verwendung von ungeeignetem Zubehör, wie Handy-Headsets und Handy-Mikrofonen durch die Teilnehmer im Homeoffice.
Informieren Sie die Teilnehmenden frühzeitig über die Anforderungen
Jeder, der während einer Webkonferenz eine Präsentation hält oder spricht, sollte an einem schallisolierten Ort mit einer schnellen und stabilen Internetverbindung sitzen. An den möglichst leistungsstarken PC oder Laptop sollten eine Webcam und ein USB-Headset mit einem guten Mikrofon angeschlossen sein. Es ist wichtig, diese Informationen bereits in der Planungsphase an alle Teilnehmenden weiterzugeben, damit sie sich für die Dauer der Konferenz die entsprechende Ausrüstung besorgen oder einen ruhigen Raum mit entsprechender Infrastruktur finden können.
Aktuelle Entwicklungen bei Simultanplattformen
Simultandolmetscher können auf verschiedene Weise zu einer Konferenz hinzugeschaltet werden. Es gibt bereits seit einigen Jahren verschiedene Software-Plattformen, die es bisher ermöglicht haben, Simultandolmetscher von verschiedenen Standorten aus in ortsgebundene Konferenzen einzubinden. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Konferenzen, sind diese Simultanplattformen mittlerweile zunehmend mit den marktüblichen Webmeeting-Plattformen verknüpft. Gleichzeitig bieten Webmeeting-Plattformen vermehrt eine Simultanfunktion in ihrer Software an, die es ermöglicht, Simultandolmetscher auch von ihren Büros aus in die Sitzung zu integrieren, um für die Teilnehmenden zu dolmetschen.
Diese verschiedenen Plattformen befinden sich derzeit in einer Umstellungs- bzw. Entwicklungsphase und weisen zudem erhebliche Unterschiede in Preis, Qualität und Funktionalität auf. Es ist wichtig, die richtige Plattform für die verschiedenen Arten von Veranstaltungen zu wählen. Der Konferenzdolmetscher Ihres Vertrauens kann Sie diesbezüglich am besten beraten.
Der Internationale Verband der Konferenzdolmetscher (AIIC) hat einen Leitfaden für den Einsatz von Ferndolmetschplattformen mit detaillierten technischen Empfehlungen und praktischen Ratschlägen veröffentlicht. Sie können die vollständige Liste der Empfehlungen auf Englisch herunterladen: AIIC Covid-19 Distance Interpreting Recommendations for Institutions and DI-Hubs.
Kompetente Moderation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor
Neben den oben genannten Tipps ist die kompetente Moderation entscheidend für eine erfolgreiche Veranstaltung. Der Moderator sollte darauf achten, dass immer nur das Mikrofon einer Person eingeschaltet ist. Bei einer Konferenz mit mehreren Fremdsprachen ist es auch wichtig anzukündigen, in welcher Sprache der nächste Redner sprechen wird, um die Koordination der Dolmetscher untereinander zu erleichtern, die bei einem Web-Event nicht im selben Raum sitzen, sondern sich ggf. mit Hilfe eines Chats abstimmen müssen. In jedem Fall ist es wichtig, dass der Moderator über die notwendigen Kenntnisse der jeweiligen Plattform verfügt – vorherige Schulung und Praxistests sind empfehlenswert – um jederzeit alle für den Konferenzablauf erforderlichen Funktionen koordinieren zu können. Es kann auch sinnvoll sein, dass er von einer Person mit entsprechenden technischen Kenntnissen unterstützt wird. Dies ist auch dann sinnvoll, wenn eine RSI-Plattform hinzukommt, die von einem Techniker betreut wird.
Mehrsprachige Videokonferenzen sind ein bleibender Trend
Wenn Sie die oben genannten Punkte zur technischen Ausstattung von allen Beteiligten beachten sowie kompetente Moderatoren und Dolmetscher hinzuziehen, steht Ihrer effizient geführten mehrsprachigen Online-Veranstaltung nichts mehr im Wege! Oft sind die Teilnehmenden überrascht, wie angenehm und produktiv Webkonferenzen mit Dolmetschern sein können. Auch mit dem Ende der Corona-Krise – auf das wir alle sehnsüchtig gewartet haben – wird diese Form der Kommunikation vermehrt zum Einsatz kommen. Wenn die Simultanfunktionen noch besser in die derzeit auf dem Markt befindlichen Webkonferenzlösungen integriert werden, bedeutet dies, dass solche zeit- und ressourcenschonenden internationalen, mehrsprachigen Meetings in Zukunft häufiger stattfinden.
Quellen:
(1) DIN EN ISO 20109 «Simultandolmetschen – Ausrüstung – Anforderungen» und DIN EN ISO 20108 «Simultandolmetschen – Qualität und Übertragung von Ton und Bild – Anforderungen».
(2) «Simultandolmetscher übersetzen live. Kaum jemand hält länger als 30 Minuten am Stück durch, es ist der drittstressigste Job der Welt.» Zeit Online 26. Juni 2012