Dolmetschen Hybride Events

So wird Ihr mehrsprachiges Online-Meeting mit Simultandolmetschern zum Erfolg

09.05.2023

Mehrsprachige Veranstaltungen, bei denen ein Teil des Publikums vor Ort anwesend ist, während sich weitere Teilnehmende online dazuschalten, sind ein bleibender Trend, mit dem es sich näher zu beschäftigen gilt. Diese sogenannten Hybrid-Events bieten eine Reihe von unbestreitbaren Vorteilen: Neben einer verbesserten Kosteneffizienz und niedrigeren Reisekosten, ist die maximale Reichweite ein besonders wichtiger Aspekt. Dabei geht es nicht nur um geografische Reichweite, sondern auch um Inklusion. Nicht zu vergessen ist auch die Nachhaltigkeit einer solchen Veranstaltung, da der CO2-Fussabdruck durch weniger Reisetätigkeit gesenkt wird.

Für die Organisation einer Hybridveranstaltung stehen verschiedene Plattformen zur Auswahl. Damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird, haben wir im Folgenden eine Checkliste mit hilfreichen Tipps für Sie zusammengestellt.

  1. Die Grundlagen verstehen

Bei einer Hybridveranstaltung wird eine Konferenzhardware verwendet. Einige Teilnehmende sind vor Ort (Live-Teilnehmende), während andere sich über eine Online-Plattform zur Veranstaltung schalten (virtuelle Teilnehmende). Gleichzeitig arbeiten sie entweder vor Ort oder von einem anderen Standort aus, beispielsweise im Homeoffice oder einem Hub.

  1. Formate, für die sich mehrsprachige Hybridveranstaltungen eignen

Dank ihrer Flexibilität eignet sich diese Veranstaltungsart für viele verschiedene Eventformate: grosse Konferenzen, Seminare oder auch Lehrgänge mit einer geringen Teilnehmerzahl, sowie Tagungen und Rundtischgespräche können als hybride mehrsprachige Veranstaltungen durchgeführt werden.

  1. Worauf Sie bei der Wahl von Datum, Uhrzeit und Dauer Ihrer Veranstaltung achten sollten

Informieren Sie sich vor dem Festlegen des Veranstaltungsdatums über eventuelle Feiertage in den Ländern, aus denen Ihre Teilnehmenden kommen. Ihr Event sollte sich nicht mit wichtigen Feiertagen in den Teilnehmerländern überschneiden.

Wenn Ihre virtuell Teilnehmenden in unterschiedlichen Zeitzonen sitzen, ist es wichtig, passende Uhrzeiten für die Veranstaltungen zu wählen. Ist dies nicht möglich, können die Teilnehmenden eventuell verpasste Inhalte dank digitaler Wiederholungsoptionen nachholen.

Beachten Sie bei der Planung der individuellen Sessions, dass virtuell Teilnehmende eine relativ kurze Aufmerksamkeitsspanne haben.

  1. Wählen Sie einen kompetenten Moderator oder Veranstaltungsleiter

Sie möchten, dass sowohl Ihr Online- als auch Ihr Live-Publikum an den Fragerunden teilnimmt, mit den Rednern interagiert und mit anderen Teilnehmenden in Kontakt tritt. Wählen Sie für die Moderation Ihrer Hybridveranstaltung daher einen Moderator oder Veranstaltungsleiter, der mit dem Ablauf der Veranstaltung vertraut ist. Der Moderator wird die Aufmerksamkeit des Publikums aufrechterhalten und dafür sorgen, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Neben einem Moderator vor Ort ist es sinnvoll, einen zweiten Moderator für die virtuell Teilnehmenden einzusetzen, damit diese von denselben Interaktions- und Vernetzungsmöglichkeiten profitieren wie die Teilnehmenden der Veranstaltung vor Ort. Auf diese Weise können die Fragen der Teilnehmenden vor Ort und der Online-Teilnehmenden moderiert werden, wodurch die Interaktion auf der Veranstaltung gefördert wird. Für virtuell Teilnehmende, die nicht interaktiv sind, ist eine Streaming-Lösung geeignet, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

  1. Buchen Sie professionelle Simultandolmetscher

Wenn die Teilnehmenden Ihrer Veranstaltung unterschiedliche Sprachen sprechen, sollten Sie professionelle Simultandolmetscher engagieren, damit die Teilnehmenden in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren können. Die Dolmetscher werden sorgfältig ausgewählt, denn sie müssen mit dem Fachgebiet Ihrer Veranstaltung bestens vertraut sein. Vergessen Sie auch nicht, die Dolmetsch-Technologie mit den Dolmetschern abzustimmen.

  1. Sorgen Sie für eine schnelle und stabile Internetverbindung

Achten Sie bei der Organisation einer mehrsprachigen Hybridveranstaltung darauf, dass sowohl der Veranstaltungsort als auch die Online-Teilnehmenden über eine schnelle und stabile Internetverbindung verfügen. Übertragungsverzögerungen und Unterbrechungen stören nicht nur den Ablauf und mindern das Interesse der Teilnehmenden, sondern sind auch eine grosse Herausforderung für die Simultandolmetscher.

  1. Achten Sie auf die Tonqualität

Achten Sie bei der Planung einer mehrsprachigen Hybridveranstaltung mit Dolmetschern unbedingt auf eine hervorragende Qualität von Ton und Bild. Für die konventionellen Dolmetschanlagen gelten bestimmte ISO-Normen. Da bei Online-Veranstaltungen Ton und Bild über das Internet übertragen werden, wird das Gesprochene von den Dolmetschern nicht so gut empfangen, wie es bei der Verwendung von Standard-Dolmetschanlagen der Fall ist, selbst bei besten technischen Voraussetzungen. Stimmen Sie sich daher vor der Veranstaltung mit den Dolmetschern ab und briefen Sie alle Teilnehmenden diesbezüglich.

  1. Verwenden Sie hochwertige und moderne Technologie

Bei einer mehrsprachigen Hybridveranstaltung müssen digitale und physische Kommunikation reibungslos miteinander funktionieren. Daher ist es wichtig, dass es vor, während und nach der Veranstaltung, zu keinen Interferenzen kommt. Planen Sie zu diesem Zweck Probeläufe der Veranstaltung ein.

Verwenden Sie bevorzugt eine intuitive Plattform, welche die Teilnehmenden leicht bedienen können. Zur Auswahl stehen browserbasierte Lösungen und Cloud-Videodienste, bei denen keine Software installiert werden muss.

Zur Einbindung des Publikums gehören Aufforderungen, die es den Teilnehmenden ermöglichen, zu interagieren und einen Dialog fördern. Planen Sie Zeit im Programm ein und schaffen eine Umgebung, die Spass macht und Gelegenheit zum Ideenaustausch bietet. Geben Sie den Teilnehmenden auch ausreichend Zeit, Kontakte zu knüpfen.

  1. Wichtige Erkenntnisse durch Tracking

Hybridveranstaltungen sind eine Herausforderung für jeden Veranstalter, da sie virtuell und Live-Teilnehmende gleichermassen ansprechen müssen. Daher ist es empfehlenswert, die Anwesenheit und das Engagement der Teilnehmenden zu tracken, um wichtige Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen.

  1. Wie Sie die Interaktion zwischen den Teilnehmenden maximieren

Sie möchten Ihrem virtuell teilnehmenden Publikum das Gefühl geben, Teil der Veranstaltung zu sein und nicht nur auf einem Bildschirm zuzusehen. Apps, die Live-Umfragen, Quiz sowie Fragen und Antworten ermöglichen, binden Ihr Publikum ein, da sowohl die virtuellen als auch die Live-Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich durch Fragen und Kommentare an die Redner zu wenden.

Meeting mit mehreren Teilnehmer in einem Saal

Zur Einbindung des Publikums gehören Aufforderungen, die es den Teilnehmenden ermöglichen, zu interagieren und einen Dialog fördern. Planen Sie Zeit im Programm ein und schaffen eine Umgebung, die Spass macht und Gelegenheit zum Ideenaustausch bietet. Geben Sie den Teilnehmenden auch ausreichend Zeit, Kontakte zu knüpfen.

Ihr kompetenter Partner für mehrsprachige Hybrid-Events mit Dolmetschern

Als langjähriger Anbieter von Dolmetscherdiensten, einschliesslich technischer Ausrüstung und Lösungen, beraten wir die Organisatoren solcher Veranstaltungen, um ihnen bei der Auswahl der besten technischen Lösung zu helfen und einen reibungslosen Ablauf für die Teilnehmenden zu gewährleisten. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

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