Wie Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil durch Terminologiemanagement erzielen können

Welche Bedeutung hat Sprache für ein Unternehmen?

Sprache, egal ob schriftlich oder mündlich, ist für Unternehmen und Menschen generell essenziell. Wir sind ständig von Sprache umgeben und verwenden sie oft unbewusst. Unser Umgang mit Sprache ist also selbstverständlich, und häufig sind wir uns ihrer Bedeutung und Macht nicht bewusst. In der Geschäftswelt aber darf die Rolle der Sprache nicht vernachlässigt werden. Sie ist eine wichtige Säule der Corporate Identity, der Unternehmensidentität, die aus drei verschiedenen Teilen besteht:

• Das Corporate Design oder Firmendesign umfasst das Logo, die Schriftart und den Firmennamen. Oft wird es mit dem Firmenimage verwechselt und gleichgesetzt, stellt aber nur einen Teil davon dar.
• Das Corporate Behaviour, auch Unternehmensverhalten genannt, beschreibt die Handlungen, ethischen Richtlinien und das Image eines Unternehmens.
• Die Corporate Language, auch Unternehmenssprache, ist eine von einem Unternehmen intern und extern gesprochene und geschriebene Sprache. Sie ist normiert, homogen und für jedes Unternehmen individuell.

Viele Unternehmen investieren viel Energie und Arbeit in ihre Unternehmenssprache, da sie die Qualität von Produktbeschreibungen massiv verbessern und Herstellungs- und Vertriebsprozesse vereinfachen kann. Eine Möglichkeit zur Optimierung der Unternehmenssprache ist das Terminologiemanagement.

Was bedeutet Terminologie und wieso ist dessen Verwaltung so wichtig?

Terminologie kann als Wortschatz aus Wörtern, Begriffen und Sätzen definiert werden, die für eine spezifische Branche, ein spezifisches Unternehmen oder ein spezifisches Fachgebiet verwendet werden.

In der Geschäftswelt zum Beispiel trägt Terminologie zum Aufbau einer starken Corporate Identity bei, gewährleistet eine klare Kommunikation eines Unternehmens mit den Kunden und Kundinnen in aller Welt und ermöglicht die Verwaltung von Fachbegriffen, Markennamen, Markenzeichen und dergleichen.

Ein effizientes Terminologiemanagement macht ein Unternehmen erfolgreicher, indem es folgende strategische Vorteile im globalen, mehrsprachigen Markt bietet:

• Gesetzliche Vorgaben und Standards können einfacher eingehalten werden
• Probleme mit Exportgütern beim Zoll können vermieden werden
• Inhalt und Terminologie sind für Angestellte und Kundschaft des Unternehmens transparent
• Inhalte im Unternehmensdokumenten sind einfacher nachzuvollziehen
• Informationen können einfacher und schneller wiedergefunden bzw. wiederverwendet werden
• Übersetzungskosten werden reduziert
• Marken- und Firmenidentität werden sowohl intern als auch extern gefördert

Unternehmen, die über eine professionelle Terminologiedatenbank und eine einheitliche Corporate Language verfügen, haben weniger Probleme bei der Übersetzung ihrer Texte in andere Sprachen. Da viele Begriffe bereits bekannt sind und nicht erst nachgeschlagen oder beschrieben werden müssen, ist der Prozess weniger zeitaufwändig, weniger anfällig für Fehler, und die Texte sind sowohl für die Mitarbeitenden also auch für die Kundschaft verständlicher. So haben Unternehmen bessere Chancen, sich auf dem globalen Markt zu profilieren.

Wie können Sie mit Ihrem eigenen Terminologiemanagement starten?

Die Einführung eines systematischen Terminologiemanagements im Unternehmen sollte in mehrere kleine Schritte unterteilt werden. Es kann sich um ein längeres Projekt handeln, doch es gibt Leitlinien zur Vereinfachung der Durchführung:

• Einer der ersten wichtigen Aspekte ist die Zusammensetzung des für das Terminologiemanagement zuständigen Teams. Je mehr Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, desto anwendungsfähiger wird die Terminologiedatenbank sein.
• Die Ziele sollten für alle klar sein, in Kurz- und Langzeitziele unterteilt werden und zu einer Steigerung von Qualität, Zeiteffizienz und Einfachheit führen. Um die Zielsetzung zu verbessern, kann die SMART-Methode (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) angewandt werden.
• Der nächste Schritt besteht darin, ein Pilotprojekt zu starten. Dafür eignet sich ein eher kleines Produkt oder eine kleine Dienstleistung, und die Terminologie sollte in diesem Prozess frühzeitig eingeführt werden. Hierbei empfiehlt es sich, die Grundregeln der Terminologie wie Begriffsorientierung und Benennungsautonomie zu befolgen.
• Nach Möglichkeit sind die zur Verfügung stehenden Tools, Systeme und bereits existierenden Datenbanken in diesen Prozess zu integrieren. In dieser Phase ist es wichtig, die Kurz- und Langzeitziele im Auge zu behalten und den Überblick nicht zu verlieren.
• Nachdem ein Datenmodell für die Erfassung der Datensätze (Terminologieeinträge genannt) in der Terminologiedatenbank festgelegt wurde, geht es darum, die Informationen bzw. Datenkategorien (wie z. B. Benennungsquelle, Definition, Anmerkungen, Verweise usw.) festzulegen, die zwingend oder optional in jedem Terminologieeintrag der Datenbank zu erfassen sind.

Die so entstandene Terminologiedatenbank als Sammlung aller für das Unternehmen relevanten Begrifflichkeiten wird laufend weiter ausgebaut und ist nicht als abgeschlossenes, sondern als ein kontinuierlich zu pflegendes Produkt zu betrachten. Im Hinblick auf langfristig angelegte Terminologiedatenbanken ist es wichtiger, am Ball zu bleiben, als alles absolut perfekt zu gestalten. Mit anderen Worten ist Kontinuität wichtiger als Perfektion, denn es handelt sich wie gesagt um ein ständig weiterzuentwickelndes Produkt.

Um das Terminologiemanagement mit den nötigen Ressourcen (Team und Infrastruktur) fortwährend und systematisch betreiben zu können, ist die Unterstützung seitens des Managements unabdingbar.

Ist dieser Prozess für Sie zu zeitaufwändig, besitzen Sie intern nicht die erforderlichen Fachkompetenzen oder benötigen Sie Hilfe, um Ihre Vorgesetzten vom Nutzen des Terminologiemanagements zu überzeugen? Gerne helfen wir Ihnen dabei. Kontaktieren Sie uns, um mögliche Zusammenarbeitsmodelle (Beratungssitzungen, Seminare, Projektleitung usw.) zu besprechen.

 

Quellen:

• Cerrella Bauer, S. & Brändle, D. (2013). The importance of corporate terminology management. Why terminology is key for today’s global business. In: SDL Because Business is Global – Ebook.
• Cerrella Bauer, S. & Brändle, D. (2013). Grundlagen: Tipps von den Profis. Terminologiearbeit von Anfang an richtig aufsetzen. In: SDL Because Business is Global – Ebook.

Falls Sie mehr über die Terminologieverwaltungsdienste von CB Multilingual erfahren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.