Tout ce qu’il faut savoir pour organiser un événement multilingue avec des interprètes
16.05.2023
Est-il possible de mener à bien une conférence web multilingue avec des interprètes de conférence ? C’est la question que se posent les entreprises, les associations et les institutions pour lesquelles les réunions en ligne font partie du quotidien, depuis le début de la pandémie du coronavirus. Entre-temps, de nombreuses réunions avec des partenaires commerciaux ou de projet étrangers n’ont plus lieu sur place. Cela peut représenter un défi, notamment en ce qui concerne la communication internationale multilingue dans les domaines de la politique et de l’économie. Pourtant, la collaboration multilingue est tout à fait possible en ligne, avec l’aide d’interprètes de conférence qualifiés et techniquement équipés. Lors de la planification d’une conférence en ligne avec des interprètes de conférence, il faut néanmoins tenir compte de quelques points importants afin que l’événement se déroule parfaitement pour tous les participants.
Particulièrement important – la qualité du son et de la vidéo
Lors des conférences web avec interprétation simultanée, la qualité du son est d’une importance capitale. Pour les installations d’interprétation dans les salles de conférence conventionnelles, les normes ISO en vigueur prescrivent notamment une plage de fréquences de 125 à 15 000 Hz, afin que les interprètes puissent entendre et comprendre le son original le plus clairement possible. Lorsqu’il n’y a pas de contact visuel direct avec les orateurs et que des écrans sont utilisés dans les cabines d’interprétation, des règles particulières s’appliquent également à la transmission des images. Les exigences en matière de qualité audio et vidéo des installations d’interprétation sont très élevées, car l’interprétation simultanée exige un niveau de concentration extrêmement élevé et provoque un grand stress.
Lors des conférences web, le son et l’image sont transmis via Internet. Cependant, même dans des conditions techniques optimales, les interprètes ne peuvent pas recevoir le contenu des conversations aussi bien que si l’on utilisait un équipement d’interprétation standard. Un retard de transmission (temps de latence) augmente encore la charge cognitive des interprètes.
Afin de permettre malgré tout une communication efficace pendant l’événement, tous les participants devraient être sensibilisés aux facteurs de risque afin qu’ils puissent veiller à l’avance à un équipement adéquat de leur poste de travail.
5 règles de base pour réussir une conférence multilingue en ligne avec des interprètes de conférence
- Utilisez un câble Ethernet plutôt que le WiFi.
- Utilisez un PC ou un ordinateur portable puissant dans un environnement aussi insonorisé que possible.
- Utilisez un casque USB ou un microphone USB de bonne qualité ainsi qu’une webcam.
- Convenez du choix de la plateforme avec l’interprète et faites un essai.
- Engagez un animateur compétent pour diriger l’événement.
Les facteurs perturbateurs à éviter
Parmi les facteurs techniques perturbateurs les plus fréquents qu’il faut absolument éviter lors de la planification, on peut citer
- une connexion Internet trop lente ou instable,
- l’utilisation du WiFi,
- l’utilisation d’accessoires inappropriés, tels que les casques et les microphones pour téléphones portables, par les participants au bureau à domicile.
Informez les participants suffisamment tôt sur les exigences
Toute personne qui fait une présentation ou parle pendant une conférence web devrait être assise dans un endroit insonorisé avec une connexion Internet rapide et stable. Une webcam et un casque USB avec un bon microphone devraient être connectés au PC ou à l’ordinateur portable le plus performant possible. Il est important de communiquer ces informations à tous les participants dès la phase de planification afin qu’ils puissent se procurer l’équipement adéquat pour la durée de la conférence ou trouver une salle calme avec l’infrastructure adéquate.
Développements actuels des plateformes simultanées
Les interprètes de conférence peuvent être ajoutés à une conférence de différentes manières. Il existe depuis quelques années déjà différentes plateformes logicielles qui permettaient jusqu’à présent d’intégrer des interprètes de conférence dans des conférences localisées à partir de différents endroits. En raison de la demande croissante de conférences en ligne, ces plateformes d’interprétation simultanée sont désormais de plus en plus liées aux plateformes de réunions en ligne disponibles sur le marché. Parallèlement, les plateformes de webmeeting proposent de plus en plus souvent une fonction simultanée dans leur logiciel, ce qui permet d’intégrer des interprètes de conférence à la réunion, même depuis leurs bureaux, afin d’interpréter pour les participants.
Ces différentes plateformes sont actuellement en phase de conversion ou de développement et présentent en outre des différences considérables en termes de prix, de qualité et de fonctionnalités. Il est important de choisir la plateforme adaptée aux différents types d’événements. Votre interprète de conférence de confiance est le mieux placé pour vous conseiller à cet égard.
L’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC) a publié un guide sur l’utilisation des plateformes d’interprétation à distance contenant des recommandations techniques détaillées et des conseils pratiques. Vous pouvez télécharger la liste complète des recommandations en anglais : AIIC Covid-19 Distance Interpreting Recommendations for Institutions and DI-Hubs.
Une animation compétente est un facteur de réussite important
Outre les conseils mentionnés ci-dessus, une animation compétente est décisive pour la réussite de l’événement. L’animateur doit veiller à ce que seul le microphone d’une personne soit allumé à la fois. Dans le cas d’une conférence avec plusieurs langues étrangères, il est également important d’annoncer dans quelle langue l’orateur suivant s’exprimera afin de faciliter la coordination entre les interprètes qui, lors d’un événement sur le web, ne sont pas assis dans la même pièce mais doivent éventuellement se concerter à l’aide d’un chat. Dans tous les cas, il est important que l’animateur dispose des connaissances nécessaires sur la plateforme en question – une formation préalable et des tests pratiques sont recommandés – afin de pouvoir coordonner à tout moment toutes les fonctions nécessaires au déroulement de la conférence. Il peut également être utile qu’il soit assisté par une personne disposant des connaissances techniques appropriées. Cela est également utile en cas d’ajout d’une plateforme RSI, dont la gestion est assurée par un technicien.
La vidéoconférence multilingue est une tendance durable
Si vous respectez les points mentionnés ci-dessus concernant l’équipement technique de tous les participants et que vous faites appel à des animateurs et des interprètes compétents, plus rien ne s’opposera à votre événement multilingue en ligne géré efficacement ! Souvent, les participants sont surpris de voir à quel point les conférences en ligne avec interprètes peuvent être agréables et productives. Même avec la fin de la pandémie du coronavirus – que nous attendions tous avec impatience – cette forme de communication sera de plus en plus utilisée. Si les fonctions simultanées sont encore mieux intégrées dans les solutions de conférences web actuellement sur le marché, cela signifie que de telles réunions internationales multilingues, qui permettent de gagner du temps et des ressources, seront plus fréquentes à l’avenir.